1. Danh mục tài liệu hết giá trị: Xem và tải mẫu
Lên danh mục tài liệu hết giá trị (hay còn gọi là tài liệu hết thời hạn lưu trữ) là bước đầu tiên trong quy trình thủ tục hủy tài liệu. Việc lên danh mục tài liệu hết giá trị bao gồm việc phân loại và xác định giá trị tài liệu.
Như các bạn đã biết, mỗi loại tài liệu kế toán đều có thời hạn lưu trữ riêng, có những loại hồ sơ, tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn, có loại 5 năm,10 năm….Xác định giá trị tài liệu là việc phải hết sức thận trọng và yêu cầu tính tỉ mỉ. Bởi nếu xác định sai, sẽ khiến các tài liệu đang còn thời hạn lưu trữ bị hủy mất, hoặc cũng có thể tốn thêm chi phí để lưu trữ và bảo quản các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.
Mẫu danh mục tài liệu có sẵn theo quy định, các tài liệu cần được phân loại theo tên, thời gian hình thành, số lượng rồi ghi vào danh mục.
Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau: Thứ nhất, trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị .
Thứ hai, trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị: Xem và tải mẫu
Tài liệu hủy sau khi lên danh mục, chính những người lên danh mục tài liệu hết giá trị phải nghiên cứu quá trình hình thành và phát sinh Phông (khối) tài liệu đó để viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. Các thông tin nêu trong bản thuyết minh cần phải được viết chi tiết, đầy đủ và chính xác để trình lên hội đồng xác định giá trị tài liệu hủy.
3. Quyết định thành lập Hội đồng xác định tài liệu hết giá trị: Xem và tải mẫu
Thủ tục huỷ tài liệu hết giá trị phải đảm bảo nguyên tắc: Đúng thủ tục và quy trình theo quy định. Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng của cơ quan xem xét và cơ quan có thẩm quyền thẩm định trước khi ra quyết định tiêu huỷ. Khi Hội đồng của cơ quan xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu.
Nhưng trong thực tế, một số cơ quan không thực hiện đúng các thủ tục, quy định, vẫn còn tình trạng tự tiêu huỷ đối với tài liệu loại ra sau khi chỉnh lý hoặc hết thời hạn bảo quản; không đưa ra Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét…Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị .
Đối với tài liệu bảo quản tại các cơ quan hành chính Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ lịch sử các cấp, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu trong việc xét huỷ tài liệu hết giá trị
Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:
4. Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu: Xem và tải mẫu
5. Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị: Xem và tải mẫu
Sau khi nhận được công văn trả lời đồng ý cho tiêu hủy về Phông (khối) tài liệu hết thời hạn lưu trữ là lên danh mục. Người đứng đầu cơ quan, hay còn gọi là chủ tịch hội đồng tiêu hủy tài liệu phải ra văn bản Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị. Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị là cơ sở để xác định kế hoạch chi tiết tiến hành hủy tài liệu đã lên danh mục.
6. Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị: Xem và tải mẫu
Thông thường do tài liệu hết thời hạn lưu trữ được dồn lại trong nhiều năm sinh ra khối lượng lớn. Vấn đề tiến hành hủy Phông (khối) tài liệu này các cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy cần phải có máy móc hủy hiện đại. Hoặc có thể tìm đến các Nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp để có thể tiến hành nhanh chóng, bảo mật và cũng để tiết kiệm chi phí nhất.
Trong bộ hồ sơ thủ tục hủy tài liệu, thì biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị là loại biên bản được kí kết giữa đơn vị có tài liệu hủy và nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu. Nội dung biên bản cần phải đầy đủ người đại diện của bên bàn giao và bên nhận tài liệu hủy, số lượng tài liệu.
7. Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị: Xem và tải mẫu
Sau khi toàn bộ Phông (khối) tài liệu đã được tiến hành đem đi tiêu hủy. Giữa cơ quan có tài liệu đã hủy và nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu cần lập Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị. Biên bản này là cơ sở để xác định tất cả tài liệu đã được tiêu hủy hết, không thể khôi phục lại được.
Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu huỷ.
Bài viết này chúng tôi đã nêu chi tiết về các mẫu biên bản cần phải có trong bộ thủ tục hủy tài liệu hết giá trị. Để thực hiện được quá trình hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ của một cơ quan, tổ chức là không đơn giản một chút nào. Chúc các bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ !