1. Trách nhiệm của BHXH tỉnh nơi đối tượng chuyển đi
1.1. Tiếp nhận đơn đề nghị di chuyển nơi nhận lương hưu, trợ cấp hàng tháng đối với cán bộ xã, đơn đề nghị di chuyển hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng từ BHXH huyện hoặc của người lao động đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, người chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng.
1.2. Kiểm tra lại hồ sơ đảm bảo đủ và đúng chế độ chính sách; riêng đối với hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng, kiểm tra toàn diện gồm: Đối tượng tham gia, các yếu tố về nhân thân, việc xác định thời gian tham gia BHXH, chức danh, mức lương, mức sinh hoạt phí… đảm bảo đủ căn cứ để giải quyết hưởng chế độ. Trường hợp qua kiểm tra phát hiện:
- Hồ sơ có sai sót về chế độ, chính sách hoặc chưa đảm bảo đủ căn cứ để giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng (đối với hồ sơ chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng) thì Điều chỉnh theo quy định;
- Hồ sơ không thống nhất về họ, tên, tên đệm, ngày tháng năm sinh giữa các giấy tờ trong cùng hồ sơ, giữa hồ sơ hưởng BHXH với Giấy khai sinh, Giấy chứng minh nhân dân hoặc sổ hộ khẩu thì làm văn bản xác nhận để đưa vào hồ sơ di chuyển;
- Hồ sơ giả, hồ sơ có dấu hiệu gian lận thì báo cáo Giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời; chưa giới thiệu chuyển đi đồng thời thông báo để đối tượng biết.
1.3. Lập thủ tục hồ sơ di chuyển gồm: Hồ sơ tại Điều 24 đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, người chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng và hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng theo quy định tại Tiết 1.2.2 Điểm 1.2 Khoản 1 Điều 29 đối với người bắt đầu hưởng và kèm theo bảng kê hồ sơ (mẫu số 17-HSB), giấy giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp BHXH (mẫu số C77-HD); thực hiện niêm phong hồ sơ và gửi bảo đảm bằng đường công vụ đến BHXH tỉnh nơi cư trú của đối tượng theo địa chỉ ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hoặc trong hồ sơ hưởng.
Trường hợp thân nhân hưởng trợ cấp tuất hàng tháng di chuyển nhưng còn có thân nhân khác trong cùng quyết định không di chuyển thì hồ sơ hưởng trợ cấp tuất hàng tháng là bản sao lại từ hồ sơ lưu trữ do BHXH tỉnh chứng thực.
1.4. Khi nhận được Thông báo của BHXH nơi tiếp nhận hồ sơ (mẫu số 18A-HSB), kiểm tra đối tượng đã giới thiệu chuyển đi. Nếu đúng có đối tượng đã giải quyết chuyển đi thì xác nhận “Đúng đối tượng” vào Thông báo (người thực hiện kiểm tra, đối chiếu ký, ghi rõ họ, tên, ngày, tháng, năm đối chiếu) và thực hiện lưu trữ; trường hợp hồ sơ chuyển đi còn chưa đầy đủ hoặc chưa đủ căn cứ để giải quyết thì trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo phải xem xét, điều chỉnh hoặc hoàn thiện để gửi lại cho BHXH tỉnh nơi tiếp nhận hồ sơ kèm theo công văn; nếu phát hiện không phải đối tượng đã giải quyết chuyển đi thì có ngay công văn gửi cho BHXH nơi tiếp nhận hồ sơ.
1.5. Thực hiện sao lưu hồ sơ của đối tượng chuyển đi trên máy tính để làm căn cứ xem xét, giải quyết trong trường hợp hồ sơ di chuyển bị mất; lưu giữ bản chụp đơn đề nghị di chuyển của đối tượng tại vị trí đã lưu trữ hồ sơ trước khi di chuyển. Đối với trường hợp hồ sơ hưởng BHXH được giải quyết trước ngày 01/01/1995 thì sao lục toàn bộ hồ sơ để lưu cùng bản chụp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
1.6. Ghi vào sổ theo dõi hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng di chuyển đi tỉnh, thành phố khác (mẫu số 25A-HSB).
1.7. Thời hạn lập hồ sơ di chuyển tối đa là 05 ngày kể từ ngày tiếp nhận đơn đề nghị di chuyển.
1.8. Trước ngày 10 tháng 7 hàng năm, lập báo cáo đối tượng chuyển đi của quý I và quý II trong năm; trước ngày 10 tháng 01 hàng năm, lập báo cáo đối tượng chuyển đi trong quý III và quý IV của năm trước (mẫu số 25C-HSB), gửi Ban thực hiện chính sách BHXH kèm theo bản điện tử của báo cáo.
2. Trách nhiệm của BHXH tỉnh nơi đối tượng chuyển đến
2.1. Tiếp nhận hồ sơ di chuyển đến (hồ sơ của người bắt đầu hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng do BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân giải quyết và chuyển đến theo quy định tại Điểm 6.1 Khoản 6 Điều 31); hồ sơ do BHXH tỉnh khác chuyển đến theo quy định tại Điểm 1.3 Khoản 1 Điều này.
2.2. Kiểm tra đối chiếu hồ sơ đảm bảo đủ và đúng quy định. Trường hợp qua kiểm tra phát hiện:
- Hồ sơ của người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng không đầy đủ mà không có văn bản xác nhận của BHXH tỉnh nơi đối tượng chuyển đi hoặc thiếu quyết định hưởng mà không có ý kiến của BHXH Việt Nam hoặc hồ sơ của người bắt đầu hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng không đủ thành phần hồ sơ theo quy định thì vẫn tiếp nhận, nhưng chưa thực hiện chi trả, đồng thời thông báo để đối tượng biết về lý do chưa thực hiện chi trả. Khi nhận được công văn kèm theo hồ sơ bổ sung từ BHXH nơi chuyển đi thì thực hiện chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho người lao động;
- Hồ sơ chưa được Điều chỉnh theo quy định chung thì thực hiện Điều chỉnh theo quy định tại Tiết 2.4.1 Điểm 2.4 Khoản 2 Điều 29. Hồ sơ có sai sót thì tiếp nhận và thực hiện Điều chỉnh theo quy định nêu tại Tiết 2.4.2 Điểm 2.4 Khoản 2 Điều 29 để chi trả;
- Hồ sơ giả, hồ sơ có dấu hiệu gian lận, hồ sơ không đủ Điều kiện hưởng và hồ sơ không đủ căn cứ để giải quyết thì chưa tiếp nhận và thông báo để đối tượng biết, đồng thời làm văn bản chuyển trả BHXH tỉnh nơi giới thiệu đối tượng chuyển đi để giải quyết hoặc hoàn thiện theo quy định và gửi Ban Thực hiện chính sách BHXH (01 bản) kèm theo bản sao hồ sơ để theo dõi;
- Đối với hồ sơ do BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân giải quyết chưa đúng quy định hoặc không đầy đủ theo quy định thì không tiếp nhận và có văn bản trả lại hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đã giải quyết, nêu rõ lý do; đồng thời thông báo để đối tượng biết về việc không tiếp nhận hồ sơ.
2.3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ di chuyển đến, thực hiện thông báo theo mẫu số 18A-HSB cho BHXH nơi giới thiệu chuyển đi và cho đối tượng đến nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng; thông báo theo mẫu số 18B-HSB cho BHXH nơi giới thiệu chuyển đi và người chờ hưởng chế độ biết về việc đã tiếp nhận hồ sơ; thực hiện quản lý hồ sơ, quản lý đối tượng và chi trả lương hưu, trợ cấp một lần khi nghỉ hưu (nếu có), trợ cấp khu vực một lần (nếu có) và trợ cấp BHXH hàng tháng. Trường hợp đối tượng không làm thủ tục đăng ký nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng thì căn cứ vào địa chỉ mà người đề nghị di chuyển hưởng ghi trên đơn để quản lý và chi trả theo quy định.
Nếu nhận được văn bản thông báo không có đối tượng di chuyển thì sao lưu hồ sơ và chuyển hồ sơ (bản chính) sang cơ quan công an để thẩm tra, xác minh và xử lý theo quy định của pháp luật.
2.4. Thu hồi thẻ BHYT cũ của người chuyển đến và cấp thẻ BHYT mới theo quy định.
2.5. Thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định.
2.6. Ghi vào Sổ theo dõi hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng từ tỉnh khác chuyển đến (mẫu số 25B-HSB).
2.7. Trước ngày 10 tháng 7 hàng năm, lập báo cáo đối tượng chuyển đến của Quý I và Quý II trong năm; trước ngày 10 tháng 01 năm sau, lập báo cáo đối tượng chuyển đến trong Quý III và Quý IV của năm trước (mẫu số 25D-HSB), gửi Ban thực hiện chính sách BHXH kèm theo bản điện tử của báo cáo.