1. Hình thức đóng tiền
1.1. Chuyển khoản: Chuyển tiền đóng vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
1.2. Tiền mặt:
a) Đơn vị, người tham gia nộp trực tiếp tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
b) Trường hợp đơn vị, người tham gia nộp cho cơ quan BHXH thì trước 16 giờ trong ngày cơ quan BHXH phải nộp toàn bộ số tiền mặt đã thu của đơn vị, người tham gia vào tài khoản chuyên thu tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
2. Khi nhận được tiền đóng của đơn vị có trách nhiệm đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN, cơ quan BHXH thực hiện như sau:
2.1. Thu tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN kể cả tiền lãi chậm đóng đối với người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt HĐLĐ, HĐLV để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người lao động theo quy định của pháp luật (nếu có);
2.2. Số tiền còn lại, hạch toán thu theo thứ tự sau đây:
a) Thu đủ số tiền phải đóng vào quỹ BHYT và tiền lãi phạt chậm đóng, trốn đóng BHYT (nếu có);
b) Thu đủ số tiền phải đóng vào quỹ BHTN và tiền lãi phạt chậm đóng, trốn đóng BHTN (nếu có);
c) Thu đủ số tiền phải đóng vào quỹ BHTNLĐ, BNN và tiền lãi phạt chậm đóng, trốn đóng BHTNLĐ, BNN (nếu có);
d) Thu tiền đóng vào quỹ BHXH và tiền lãi phạt chậm đóng, trốn đóng BHXH (nếu có).
Ví dụ 17:
Doanh nghiệp N đăng ký đóng BHXH, BHYT, BHTN từ tháng 01/2017 cho 10 người lao động với mức tiền lương làm căn cứ đóng là 10.000.000 đồng/người/tháng. Từ tháng 01 đến tháng 5/2017, đơn vị không nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan BHXH; giả sử mức lãi suất tính lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN theo cùng một mức với tỷ lệ là 1%/tháng. Tính đến tháng 5/2017, đơn vị nợ BHXH, BHYT, BHTN số tiền là 165.750.000 đồng, trong đó:
- Nợ phải đóng vào quỹ BHYT là 22.500.000 đồng; nợ tiền lãi phạt chậm đóng BHYT là 450.000 đồng;
- Nợ phải đóng vào quỹ BHTN là 10.000.000 đồng; nợ tiền lãi phạt chậm đóng BHTN là 200.000 đồng;
- Nợ phải đóng vào quỹ BHXH là 130.000.000 đồng; nợ tiền lãi phạt chậm đóng BHXH là 2.600.000 đồng;
Ngày 01/6/2017, bà A làm việc tại đơn vị nêu trên đủ điều kiện nghỉ hưu và ngày 02/6/2017 đơn vị chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN vào quỹ là 140.000.000 đồng thì tính thu như sau:
- Thu tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN và tiền lãi của riêng bà A là 16.575.000 đồng (= 16.250.000 đồng + 325.000 đồng), trong đó:
16.250.000 đồng là tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN (=10.000.000 đồng x 32,5% x 5 tháng);
325.000 đồng là tiền lãi tính riêng của số tiền chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với bà A từ tháng 01 đến tháng 4/2017.
Số tiền còn lại là 149.175.000 đồng (= 165.750.000 đồng - 16.575.000 đồng) của bà A được tính thu như sau:
- Thu đủ số tiền phải đóng vào quỹ BHYT là 22.500.000 đồng và số tiền nợ lãi phạt chậm đóng BHYT là 450.000 đồng;
- Thu đủ số tiền phải đóng vào quỹ BHTN là 10.000.000 đồng và số tiền nợ lãi phạt chậm đóng BHTN là 200.000 đồng;
- Thu số tiền còn lại 116.025.000 đồng (= 149.175.000 đồng - 22.500.000 đồng - 450.000 đồng - 10.000.000 đồng - 200.000 đồng) vào quỹ BHXH.
Như vậy, số tiền còn thiếu đến tháng 5/2017 là 25.750.000 đồng (= 165.750.000 đồng - 140.000.000 đồng) và được tính như sau:
- Thiếu tiền lãi phạt chậm đóng BHXH là 2.600.000 đồng.
- Thiếu tiền phải đóng vào quỹ BHXH là 23.150.000 đồng (= 25.750.000 đồng - 2.600.000 đồng);
Trong thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng 6/2017 của Doanh nghiệp N ghi như sau:
- Kết quả đơn vị đã đóng BHXH cho 09 lao động đến hết tháng 4/2017;
- Kết quả đơn vị đã đóng BHTN cho 09 lao động đến hết tháng 5/2017.
3. Hoàn trả
3.1. Các trường hợp hoàn trả
a) Đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
b) Các trường hợp hoàn trả BHXH tự nguyện, BHYT.
c) Đơn vị chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu không thuộc trách nhiệm quản lý thu của cơ quan BHXH tỉnh, huyện theo phân cấp.
d) Số tiền đơn vị, cá nhân đã chuyển vào tài khoản chuyên thu không phải là tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
đ) Kho bạc hoặc ngân hàng hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu.
e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.
g) Trường hợp đóng BHXH cho người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
3.2. Phân cấp thực hiện
Cơ quan BHXH quản lý đơn vị, người tham gia thực hiện hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN từ tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH.
3.3. Trình tự hoàn trả
a) Hồ sơ đề nghị hoàn trả
- Trường hợp quy định tại Tiết a Điểm 2.1 Khoản này: đơn vị lập hồ sơ theo quy định tại Điều 23.
- Trường hợp quy định tại Tiết b, Tiết e Điểm 2.1 Khoản này: cá nhân lập hồ sơ theo quy định tại Điều 26. Đối với trường hợp hoàn trả tiền đóng BHYT cho nhiều người trong cùng đối tượng, UBND xã, đại lý thu/nhà trường lập danh sách đề nghị hoàn trả theo Mẫu D03-TS gửi cơ quan BHXH.
- Các trường hợp còn lại: đơn vị hoặc ngân hàng, kho bạc có văn bản đề nghị.
b) Phòng/Tổ Quản lý thu phối hợp với Phòng/Tổ KH-TC xác định nguyên nhân, số tiền đã đóng thừa, số tiền chuyển nhầm, hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu trình Giám đốc BHXH.
c) Giám đốc BHXH ra quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS), gửi 01 bản cho Phòng/Tổ KH-TC lưu và làm thủ tục chuyển tiền, gửi Phòng/Tổ Quản lý thu 01 bản. Trường hợp ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước hạch toán nhầm thì gửi 01 bản cho ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước đó để kiểm soát.